Privacyverklaring voor sollicitanten

Stichting Protestants Christelijk Ziekenhuis Ikazia (hierna: “Ikazia”) vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer jij bij Ikazia solliciteert, verwerkt Ikazia jouw persoonsgegevens daarom conform de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan alle handelingen die Ikazia met jouw gegevens kan uitvoeren zoals het verzamelen, vastleggen, bewerken, doorsturen, ordenen, verspreiden, bewaren en vernietigen van gegevens.

Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de manier waarop Ikazia met jouw persoonsgegevens omgaat en is van toepassing op de sollicitatieactiviteiten van Ikazia.

De privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan de veranderende privacyregels te blijven voldoen.

Ikazia verwerkt de persoonsgegevens die jij door middel van een formulier of aangehecht CV via deze website aan Ikazia doorgeeft. Ook verwerkt Ikazia de gegevens die wij van jou krijgen uit persoonlijke contacten, telefoongesprekken, brieven en/of e-mails in het kader van sollicitaties. Het gaat hierbij om persoonsgegevens verkregen in het kader van zowel open sollicitaties als sollicitaties voor bestaande vacatures.

Ikazia verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of jij een geschikte kandidaat bent voor de functie waarop jij solliciteert.

Ikazia verwerkt de volgende persoonsgegevens van jou:

• naam;
• adres;
• woonplaats;
• geslacht;
• geboortedatum;
• telefoonnummer;
• e-mailadres.
  

Ikazia verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van jou, zoals gegevens over ras of etnische achtergrond, politieke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid.

Wanneer het in verband met bijzondere omstandigheden toch noodzakelijk is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zal Ikazia voldoen aan de voorwaarden die hiervoor gelden en jou daarover informeren.

Wanneer dit relevant is voor de uitoefening van de functie waarop jij solliciteert, kan Ikazia jouw profiel(en) op sociale media raadplegen.

Ikazia kan alleen besluiten tot het raadplegen van jouw profiel(en) op sociale media, als jij solliciteert op een functie in de zorg of op een functie waarbij de kans bestaat dat jij in aanraking zult komen met gevoelige informatie over Ikazia, haar medewerkers en/of haar cliënten.

Wanneer Ikazia jouw profiel(en) op sociale media raadpleegt, wordt dit altijd vooraf vermeld in de vacaturetekst. Ikazia zal alleen de gegevens raadplegen die relevant zijn om te kunnen beoordelen of jij geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Als Ikazia jouw profiel(en) op sociale media heeft geraadpleegd, zal zij de resultaten daarvan met jou bespreken.

Ikazia maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

De persoonsgegevens die jij aan Ikazia doorgeeft, worden door Ikazia alleen gebruikt voor de sollicitatieprocedure.

De sollicitatieprocedure bestaat uit:

• het vergelijken van persoonsgegevens van sollicitanten met de huidige vacatures bij Ikazia;
• het opnemen van contact met sollicitanten om sollicitatiegesprekken in te plannen;
• het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
• het (laten) uitvoeren van een (psychologische) test;
• het opstellen van geanonimiseerde statistische data zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures.

Wanneer een (psychologische) test onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, meldt Ikazia dit vooraf in de vacaturetekst. De vacaturetekst vermeldt tevens het doel waarvoor de (psychologische) test plaatsvindt.

Als je wordt uitgenodigd voor een (psychologische) test, geeft Ikazia jouw naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht door aan de organisatie die door Ikazia wordt ingeschakeld voor het afnemen van de (psychologische) test. Ikazia zal met deze organisatie een verwerkersovereenkomst sluiten waarin onder meer wordt opgenomen dat deze organisatie jouw gegevens vertrouwelijk behandelt en niet langer dan 4 weken bewaart.

Ikazia stuurt de uitslag van de (psychologische) test per e-mail naar jou toe. Deze uitslag kan alleen worden ingezien door de medewerkers van Ikazia die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Ikazia vernietigt de uitslag van de test uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd of afgerond.

Ikazia stuurt alleen persoonsgegevens van jou door aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure of wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht is. Ikazia zorgt ervoor dat er in dat geval zo min mogelijk gegevens worden doorgestuurd.

Bovendien heeft Ikazia een (verwerkers)overeenkomst gesloten met eventuele derde partijen zodat jouw gegevens vertrouwelijk en conform de wetgeving worden behandeld.

Ikazia bewaart jouw persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure. Uiterlijk 4 weken na het beëindigen of afronden van deze procedure, vernietigt Ikazia jouw gegevens.

Wanneer je hier schriftelijk mee akkoord bent gegaan, worden jouw persoonsgegevens in onze portefeuille bewaard voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. In dat geval worden jouw gegevens uiterlijk één jaar nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd of afgerond, vernietigd.

Ikazia kan jouw gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. Ikazia laat jou dan weten dat jouw gegevens worden bewaard totdat de klacht is afgehandeld.

Ikazia verwerkt jouw persoonsgegevens die jij in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt, omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om jouw geschiktheid voor de functie waarop jij solliciteert te kunnen beoordelen.

Op jouw schriftelijke verzoek zal Ikazia inzage geven in de persoonsgegevens die zij van jou heeft. Ikazia zal jouw persoonsgegevens per direct aanpassen of vernietigen wanneer jij daarom verzoekt en aan de voorwaarden voldoet.

Ook zal Ikazia de persoonsgegevens die zij van jou heeft op jouw verzoek aan jou verstrekken of aan een andere organisatie overdragen. Je kunt je verzoek per e-mail aan Ikazia doorgeven op sollicitatie@ikazia.nl.

Wanneer Ikazia over onvoldoende persoonsgegevens beschikt om de sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.

De toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt tot de medewerkers van Ikazia die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Dit zijn de medewerkers van recruitment en de beoogde leidinggevende(n). De medewerkers van Ikazia zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van sollicitanten die bij Ikazia solliciteren of informatie opvragen over bepaalde vacatures of de sollicitatieprocedure.

Ikazia zorgt voor adequate organisatorische en technologische beveiligingsmaatregelen om de handmatige en elektronische verwerking van jouw persoonsgegevens te beschermen en om eventueel misbruik te voorkomen. Ikazia waarborgt ook middels het sluiten van een (verwerkers)overeenkomst dat eventuele derde partijen die namens Ikazia personeelsgegevens verwerken, adequate beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens conform de privacywetgeving te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

Ikazia maakt gebruik van een aantal technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Zij heeft organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat alleen de medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, over jouw gegevens kunnen beschikken. Daarnaast heeft zij beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om jouw gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging of verlies.

Ikazia streeft ernaar haar beveiligingsprocedures uit te breiden zodra er nieuwe technologieën beschikbaar worden.

Op grond van de ‘Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg’ is Ikazia verplicht om te controleren of jij geschikt bent om zorg te verlenen. Hiervoor doet zij onderzoek naar jouw arbeidsverleden.

Ikazia raadpleegt het BIG-register en doet navraag bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie IGJ). Ook vraagt Ikazia jou om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen.

Daarnaast kan Ikazia referenties opvragen bij jouw vorige werkgevers. Voordat Ikazia referenties opvraagt, zal zij jou daarover informeren.

Ikazia heeft een functionaris gegevensbescherming die erop toeziet dat de privacywetgeving binnen Ikazia wordt nageleefd.

Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Ikazia jouw gegevens verwerkt, dan kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via privacy@ikazia.nl.

Vragen over vacatures en sollicitaties kun je stellen aan sollicitatie@ikazia.nl.

Mocht je klachten hebben over de manier waarop Ikazia met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kun je deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.